Grunnleggende menneskerettigheter og skikkelige arbeidsforhold for alle er viktig for oss i Frende. Slik jobber vi med dette.
Det er viktig for oss at de vi jobber med i hverdagen bryr seg om det samme. Derfor skal vi gjøre vårt for at leverandører og samarbeidspartnere, som hjelper kunder som for eksempel har fått en skade, er like opptatt av dette som oss.
For å kartlegge og vurdere negativ påvirkning eller skade som skjer hos Frende, hos leverandører eller forretningspartnere vi jobber med, gjennomfører vi en såkalt aktsomhetsvurdering.
Aktsomhetsvurderingen gir oversikt over interne forhold i Frende og omfatter våre leverandørkjeder og andre forretningspartnere. Det vurderes konkret hvor stor risiko det er for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold internt i Frende, i leverandørkjedene og hos øvrige forretningspartnere.
Alt dette er sterkt knyttet til sosial bærekraft og FNs bærekraftsmål. Her kan du lese mer om hvordan vi jobber med bærekraftsmålene.
Redegjørelse for aktsomhetsvurderingen vår
1. Frendes organisering, driftsområde, roller og ansvar
Forsikringskonsernet Frende består av Frende Holding AS og de heleide datterselskapene Frende Skadeforsikring AS og Frende Livsforsikring AS. Aktsomhetsvurderingen dekker hele konsernet og datterselskapenes leverandørkjede og forretningspartnere. Frende selger forsikring i det norske forsikringsmarkedet til privat- og bedriftskunder.
Styret er ansvarlig for at Frende etterlever åpenhetsloven og har vedtatt policyer for de enkelte foretakene for å ivareta kravene om grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Konsernsjef og daglige ledere er overordnet ansvarlig for implementering av og oppfølging. Frendes bærekraftsansvarlig, risk manager og compliance officer skal ha særlig fokus på at foretaket og datterforetak etterlever åpenhetsloven. Detaljerte rutiner fastsettes av de enkelte enhetsledere i datterforetakene.
1.1 Frende Holding AS
Frende Holding forvalter eierskapet i de heleide datterforetakene Frendes Skadeforsikring og Frende Livsforsikring. Risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er lav.
1.2 Frende Skadeforsikring AS
Frende Skadeforsikring selger forsikringer til privatmarkedet, i tillegg til næringslivsprodukter primært rettet mot små- og mellomstore bedrifter. Vi selger skadeforsikring blant annet for bygg, eiendom, motor, båt, innbo, ansvar, og landbruk. Leverandører innenfor forsikringsoppgjør for blant annet bygg- og anlegg og bilverksteder har en høyere sannsynlighet for brudd på brudd på arbeidstakeres rettigheter for anstendige arbeidsforhold. Frende vurderer fortløpende og følger opp våre leverandører for å minske risikoen. Samlet risikonivå vurderes som lavt.
1.3 Frende Livsforsikring AS
Frende Livsforsikring selger forsikringer til privatmarkedet, i tillegg til næringslivsprodukter primært rettet mot små- og mellomstore bedrifter. Selskapets rolle er å gjennomføre rådgivning ved salg av personforsikringsprodukter, samt gjennomføre erstatningsoppgjør. Risikoen for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er lav.
2. Retningslinjer og rutiner for å utføre aktsomhetsvurderinger
Frende gjennomfører aktsomhetsvurdering i tråd med OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper. Aktsomhetsvurderingen er tilpasset virksomheten og oppdateres årlig, eller oftere ved behov.
Kartlegging danner grunnlaget for policyer, rutiner, løpende oppfølging og opplæring. Områdene som har størst risiko prioriteres. Aktsomhetsvurderingen og tiltakene som gjøres gir styret, ledelsen og de enkelte enhetene grunnlag for å prioritere tiltak slik at virksomhetene følger lover og interne retningslinjer. Den beskriver hvordan risikoen håndteres og hvordan Frende ivaretar samfunnsansvaret sitt som finansinstitusjon, samtidig som Frende har en hensiktsmessig, effektiv og rasjonell drift. Det vil bli vist til Frendes aktsomhetsvurdering og redegjørelse årsrapportene våre fra og med 2023.
3. Forebyggende tiltak
Før vi inngår nye avtaler vurderes avtaleparten opp mot risikoen samarbeidet utgjør for brudd på anstendige arbeidsforhold og menneskerettigheter.
Når avtaler inngås eller fornyes er det et krav at avtaleparten forplikter seg til å respektere og følge gjeldende lover og regler om menneskerettigheter og arbeidsforhold i virksomheten. Herunder:
- Sikre at deres ansatte har anstendige arbeidsforhold, inkludert rimelig lønn, sikkerhet og trygghet på arbeidsplassen, og frihet fra diskriminering eller trakassering.
- Ikke benytte barnearbeid eller tvangsarbeid i produksjon eller andre deler av virksomheten.
- Rapportere og håndtere eventuelle brudd på disse betingelsene på en forsvarlig måte, og løse eventuelle problemer som oppstår.
- Ved forespørsel gi Frende tilgang til dokumentasjon, lokaler og produksjonsprosesser, for inspeksjon og gjennomgang for å sikre at betingelsene overholdes.
- Sikre at underleverandører tilfredsstiller ovennevnte krav.
4. Gjennomføring av aktsomhetsvurdering
Aktsomhetsvurderingen er gjennomført for å kunne avdekke faktiske og potensielle negative konsekvenser forårsaket av Frende selv, leverandører eller forretningspartnere som Frende er direkte knyttet til.
Aktsomhetsvurderingen gjør det mulig for Frende å vurdere hvor de mest alvorlige risikoene ligger, og hvor det er mest sannsynlig at det kan bli negativ påvirkning. Vi kartlegger og vurderer leverandører i leverandørkjeden vår for å identifisere de som utgjør en potensiell risiko for brudd på noens rettigheter. Vi gjør grundige aktsomhetsvurderinger av leverandører for å identifisere risikoer knyttet til noens rettigheter. Vi vurderer faktorer som tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, brudd på arbeidstakerrettigheter og andre menneskerettighetsrelaterte risikoer.
Med leverandør menes hele verdikjeden av leverandører og underleverandører som inngår i Frendes «produksjon» av forsikring, og omfatter alle ledd frem til ferdig levert forsikringstjeneste. Eksempler: Oppgjørstjenester (byggefirma, entreprenører, saneringsforetak, rørleggere, elektrikere, kjøretøy og oppretting, bergingstjenester, reiseskadebistand, eksterne oppgjør), vikarbyråer (innleie av arbeidskraft til IT, kundesenter eller andre avdelinger), forsikringsformidlere og -meglere, IKT (IT-leverandører, kjøp av elektronikk) og kapitalforvaltning.
Med forretningspartner menes de som leverer varer og tjenester direkte til Frende, men som ikke omfattes av definisjonen leverandør. Dette er alle som har avtale med Frende, men som ikke leverer varer og tjenester som er en del av virksomhetens «produksjon». Eksempler på dette er leverandører av kontorrekvisita, reklamebyrå, vasketjenester, kantinetjenester, offentlige registre og medlemskap.
4.1 Kartlegging og vurderingstemaer
Alle Frendes leverandører og forretningspartnere er blitt kartlagt og vurdert i tre steg (se illustrasjon). Prioriteringen er gjort ut fra alvorlighetsgrad (konsekvens) og sannsynlighet. Vurderingskriteriene for om det er risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold gjøres på bakgrunn av:
- Landrisiko – i hvilke land avtaleparter og underleverandører har virksomheten sin
- Bransje - hvilken bransje de er tilknyttet og de lokale forholdene der
- Frendes egen kjennskap til virksomheten, både konkret og informasjon fra åpne kilder
- Avtaleform (løpende/engangskjøp) og Frendes årlige kjøpsnivå
- Om virksomhetene er omfattet av åpenhetsloven og informasjon på nettsider
- Frendes påvirkningsmuligheter
Hvis det avdekkes høy risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er den interne beredskapen vår (se illustrasjon steg 3):
a) Utvikle og planlegge tiltak for å redusere risiko. Eksempler på dette er å besøke stedet fysisk, kontrollere dokumentasjon og revisjon, endre kontrakter eller gjøre andre tiltak som stanser eller reduserer den negative påvirkningen. Nødvendige interne ressurser involveres, det utarbeides tiltaksplan og oppnevnes ansvarlige.
b) Gjennomføre tiltakene som ble bestemt i punkt a) og følge opp disse. Resultatene dokumenteres og vurderes for å se om de gir faktisk effekt.
c) Bekrefte at tiltakene reduserte risikoen som var identifisert og at den negative påvirkningen er redusert til et akseptabelt nivå. Gjennomføre evalueringsmøter, foreslå forbedringer for å unngå fremtidig risiko. Dette kan inkludere å overvåke at avtaleparten opptrer i samsvar med kravene og standardene våre, å evaluere effekten av tiltakene, samt rapportere om fremgang og eventuelle fortsatte avvik. Hvis tiltakene ikke gir nødvendige og tilfredsstillende resultater vurderes eventuell endring eller avslutning av avtaleforholdet.
5 Resultater og tiltak
5.1 Frendes egen virksomhet
Frendes forsikringsvirksomhet består av salg av forsikring, oppgjør av forsikringsskader og øvrig drift.
Frende overholder internt i sin virksomhet grunnleggende internasjonalt anerkjente menneskerettigheter. Disse er blant annet FNs konvensjon om økonomiske, sosiale og kulturelle rettigheter fra 1966, FNs konvensjon om sivile og politiske rettigheter fra 1966 og ILOs kjernekonvensjoner om grunnleggende rettigheter og prinsipper i arbeidslivet. Frende har anstendige arbeidsforhold som ivaretar grunnleggende menneskerettigheter og helse, miljø og sikkerhet på arbeidsplassen, organisasjonsfrihet, regulert arbeidstid, lønns- og pensjonsordninger. Det diskrimineres ikke på bakgrunn av kjønn, graviditet og permisjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, nedsatt funksjonsevne, seksuell orientering, kjønnsidentitet og alder. Det er ikke avdekket faktiske eller potensielle risikoer for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet.
5.2 Leverandører og forretningspartnere
Frende er avhengig av et omfattende samarbeid med forretningspartnere og leverandører for å ha en effektiv drift. Etter gjennomføring av aktsomhetsvurderingen for Frendes samlede antall leverandører (312) og forretningspartnere (193) er det 285 som er gått videre til en detaljert risikovurdering. Av disse vil 108 bli ytterligere fulgt opp i året som kommer. Frende vil i det videre prioritere de virksomheter som er definert at skal følges opp (se illustrasjon steg 2 - Middels risiko). Dette innebærer blant annet at leverandører og forretningspartnere blir nærmere fulgt opp med spørreskjemaer, dokumentasjon og egenerklæringer for å bekrefte at de er i samsvar med kravene som følger av Frendes retningslinjer og avtalekrav.
Det er ikke avdekket høy risiko for brudd på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos Frendes leverandører eller forretningspartnere.
6. Vil du høre mer om vurderingene våre eller varsle?
Alt du trenger er å kontakte oss skriftlig, så får du skriftlig svar fra oss innen tre uker. Du kan også kontakte oss hvis du vil varsle oss om forhold knyttet til grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold hos oss, våre leverandører eller forretningspartnere. Send en e-post til apenhetsloven@frende.no.
